BEWHOLME RECREATION ASSOCIATION

ANNUAL GENERAL MEETING

Minutes of a meeting of the management committee held on Tuesday the   9^th July 2024  at St  John the  Baptist, Bewholme

 PRESENT:

Trustees	Present	Not present	Person Chairing  Meeting
L.  Butler	x
A. Duke	x
S. Duke (Chairperson)	x		x
T. Elliott		x
S. Hammond	x
Revd. D.  Messer		x

 RESIDENTS &  OTHERS IN ATTENDANCE

Caroline  Elliott (Treasurer) B. Aylott, C. Aylott N. Aylott 

1. APOLOGIES

T. Elliott (Trustee), Revd.  D.  Messer

2. DECLARATION  OF  INTERESTS  –  None  Declared 

3. MINUTES OF LAST MEETING –  Unanimously  approved 

4. MATTERS ARISING – Bank  Signatories  changed to  current  Trustees  S Duke &        T. Elliott.  A  third  signatory –  S  Hammond  and  online  banking  is still  to  be  progressed. 

5. ANNUAL REPORT  –  Unanimously  accepted 

6. TREASURER’S REPORT  – Unanimously accepted 

7. APPOINTMENT  OF TRUSTEES & OFFICERS
   1. Elected  Trustees  (5)  – A. Duke, S.  Duke, L. Butler S. Hammond,  & T. Elliott were  unanimously  re – elected.
   2. Co-opted Trustees (2) It  was  agreed  that  the  Revd  D.  Messer  would  be  approached  to  confirm he  wants  to   continue  as a  co-opted  Trustee and  it was  also  agreed to  approach a  volunteer.  
   3. Parish Council  Appointed  Trustee  remains  vacant. 
   4. Officers agreed  unanimously as  follows: S. Duke  –  Chairperson, L Butler  – Secretary, C.  Elliott  – Treasurer, 
   5. New  Voluntary Roles  appointed  –  A Duke  –  Field  Manager, N. Aylott  – Social  Media  Manager 

8. PETTY CASH  –  It  was  unanimously  agreed  to  have  a  petty  cash  fund  at  the  discretion  of  the  Treasurer.  

9. RESERVE – A  reserve  of £1,000  was agreed.

10. FUTURE MAINTENANCE –  T. Elliott  to  be  approached  to  cut  hedge  in  autumn. Agreed  to  colour  tables  and  try  to  involve  more  volunteers  in  painting.  Debris  and  vegetation  around  drainage pond  to  start  to  be  cleared  avoiding  making  it  more  attractive to  children.  Tree  survey  to  be  completed.  

11. FUTURE PLANS  –

11.1 To  site an  appropriately  clad  storage  container   in  the  field  depending on  cost  and  planning requirements

11.2  To site a D Day  Grant  bench in the  field near  the  Christmas Tree with a  small  garden  around  it.  

11.3  To  promote  bio-diversity by  siting  bee hotels & bird  boxes  etc. 

11.4  To  develop  a   Swop  shed  for  plants,  seeds,  books  etc. 

11.5  To  investigate  the  funding and  siting  of  a  play  area  with  swings.  

12. POLICIES & PROCEDURES  –  To  develop  equal  opportunities  policy  in  the  context  of  provision  for  the  Bewholme  Parish  and  other  relevant  policies  and  procedures.  

13. ANY  OTHER BUSINESS 

1. Banking  continues  with  Lloyds.  S. Duke & T. Elliott  are  bank  signatories. 
2. On  line  banking  is  still  to  be arranged  as is  a  3^rd  signatory  S.  Hammond.   Public  Liability  and  Trustees  Insurance in  place with Zurich.   
3. To  resurrect  the  gardening  group  which  will  become a  part  of  Bewholme Recreation  Association. 
4. To  purchase  tables  for  events
5. To  attempt  to  make  up  a  second  marquee  by  purchasing /repairing  parts.  
6. We  would  like  to  continue  having  joint  quiz  nights  with  the  Church  the  next  possibly  being in  the  Autumn,   but  previous  to  this we  intend  to  arrange  a  summer  quiz  in  the  marquee 23^rd  August 7pm  provided  toilets  and  tables if  available  from  the  church sharing proceeds  as  appropriate.  

DATE  OF  NEXT AGM: To  be  arranged  JULY 2025

NEXT ORDINARY MEETING: 29^th October 2024 

Meeting  Closed  9.15pm