Bewholme Recreation Association

The Next Meeting will be held in St John the Baptist Church at 7.30pm on the 10th October 2023 everyone welcome.

 BEWHOLME RECREATION ASSOCIATION

ORDINARY  MEETING

Minutes of a meeting of the management committee held on Tuesday  the   15thAugust 2023 at St  John the  Baptist, Bewholme

 PRESENT:

Trustees PresentNot presentPerson Chairing  Meeting 
L.  Butler x

A. Dukex

S. Duke (Chairperson) x
x
T. Elliott
 x
S. Hammondx

Revd. D.  Messer 
x

 RESIDENTS &  OTHERS IN ATTENDANCE:

C.Elliott  (Treasurer) , B. Aylott & N. Aylott

  1. APOLOGIES

T. Elliott  &  D. Messer 

  1. MINUTES OF LAST MEETING

Please tickComments
Approved
XSigned as  true  copy 
Not ApprovedN/A
  1. MATTERS ARISING

3.1  Lloyds  Bank Account  –    changing   signatories  to  S Duke  and  T Elliott  is  ongoing.  

3.2 Letter  of Thanks  sent. 

  1. INSURANCE, RISK ASSESSMENT &  INSPECTION

4.1 Zurich  insurance  has been  changed  over  to  S Duke’s  address.   Public Liability  Cover  is  5 million  and  covers  the  Public  using  the  field  and  up  to  12  events  a  year. Trustees  Indemnity insurance  to  be  investigated.  

4.2 Risk  Assessment & Inspection   by  trustees  to  take  place  o  23.8.23  at  12 noon.   The 

Royal  Society  for  Prevention  of  Accidents  (ROSPA)  can  carry  out  independent  inspections at a  price.  (Sue  Duke  to  find  out  what  is  required  from  insurance  company.) 

National  Council  for  Voluntary  Organisations  (NCVO)  give general  advice  to  small  charities  and  joining  would  be  free.  Agreed  to  join. 

  1. VACANCIES  

5.1 Vice chairperson  –  S  Hammond  proposed  by  C  Elliott  & seconded  by  L Butler. Agreed  unanimously. 

5.2 Parish  Council  Appointed  Trustee –  The  parish  council  has  been informed  that  they  can  appoint one  trustee.  No -one  available  at  present.  

5.3 Co-opted Trustee –  The  committee still  has  the  option  to  co-opt  another  trustee.  

5.4 Secretary –  Position  still  vacant.  Duties  to  be  shared.  L Butler  to  take  minutes  and  keep  the  minute  book.  

  1. MAINTAINENCE 

6.1 Ongoing  –  clean  up  blitz  for  9.9.23  –  Volunteers  to  be  approached. 

6.2 Internal  Fencing –  Agreed  to  put removable  fencing  into  gaps.  (A  Duke) 

6.3 Hedge  cutting –  end  of September.  Help  needed  to  clear  clippings etc. – to  liaise  with  T  Elliott.

  1. EVENTS  

7.1 Christmas Tree  Switch On   –   1st  December 2023 church  booked.  Details  to  follow. 

7.2 Clean  up  Blitz   –  9th  September 2023,   10 am  to  12 noon. 

7.3 Fun in  the  Field – 9th  September 2023, 12  noon  Bring  your  own  picnic   with  penalty  shoot  out  &  games.   

7.4 Dog  show –  Agreed  to  have  dog  show  next  year  provisional  date  –  June.                  

  1. PUBLICITY

8.1 To  send  reports  of  meetings  and  events  to the Parish Magazine.  

8.2 People  who  deliver  the  magazine  have  kindly  offered  to  deliver  flyers at  the  same  time. 

8,3. Posters in  the  notice  box (L.Butler)  

8.3 To  investigate  possibility  of  setting up  a website. (N.Aylott) 

8.4 To  set  up  Instagram  account.  ( N.  Aylott) 

8.5  Facebook  –  A. Duke  to  liaise  regarding  the  transfer  of  administration  of  the  account.   

  1. ANY  OTHER  BUSINESS 

DATE  OF  NEXT  MEETING : 10.10.2023 at  7.30pm  in St  John  the  Baptist Church,  Bewholme.